Diez pasos para montar una librería

¿Sueñas con tener tu propia librería? Este artículo, con 10 pasos y consejos de expertos, puede convertirse en tu guía para emprender.

Librería con escaleras

Este artículo, escrito por Kaury Ramos, se publicó originalmente en El Librero correspondiente a septiembre de 2007. Un reportaje que puede ayudar a algún emprendedor valeroso que tenga por meta crear su propia librería

1. Gestar el deseo de ser librero y emprendedor

Como cualquier actividad humana de toda índole, el inicio de un nuevo negocio comienza por la identificación de un deseo. Esa inquietud la había tenido Rómulo Castellanos prácticamente durante toda su vida, y hoy en día es propietario de la recién inaugurada librería Las Musas, así que no tiene que hacer memoria para describir su experiencia: “Yo nací entre libros porque mi papá es librero, así que crecí con esa cultura. Lo más importante para comenzar es amar el libro”.

Este no es el caso de María Carolina Villegas, quien tomó las riendas de la librería Liberarte desde hace un año, para relanzar el negocio familiar. “Soy investigadora, docente, y aunque aún no me considero una librera, estoy en el proceso de aprendizaje.

A pesar de lo diferente de sus circunstancias, ambos coinciden en que, aunque parezca una observación evidente, es necesario que un librero sea un buen lector.

Este requisito no necesariamente es fácil de cumplir en un negocio mediano o grande, en el cual quien atienda el local no es su propio dueño, sino personal contratado.

Además de estas características, están las del emprendedor, que han sido exhaustivamente estudiadas e identificadas en el Centro de Emprendedores del IESA. “Al iniciar cualquier negocio es necesario un conocimiento mínimo del tema, cierta familiaridad”, explica Rebeca Vidal, investigadora del centro, quien señala además que existen unos rasgos típicos de los emprendedores a los que ha asesorado y formado: “Son personas con una natural propensión al riesgo calculado, que además valoran su independencia y se consideran generosos”.

Sin embargo, uno de los atributos en los que la personalidad emprendedora flaquea; es su capacidad para organizar y planificar, de allí la importancia de que en la fase de ‘preincubación’ del negocio, exista un proceso de aprendizaje y formación.

2. Definir el concepto de la librería y el plan de negocios

Partiendo de la idea de que la librería entrará en la tipificación de pequeña o mediana empresa (menos de 50 empleados), es fundamental definir qué tipo de librería se abrirá, porque las variantes son muy diversas: desde su temática, hasta los servicios que prestará.

Por ejemplo, Castellanos cuenta que desde el principio tuvo claro que su fuerte sería la venta y búsqueda por solicitud de libros usados, aunque también incursionó en los nuevos.

Por su parte, Villegas potenció en Liberarte la creación de un espacio de encuentro con café y galería, al que además se suma el servicio de búsqueda, que ambos libreros coinciden en que atrae clientela.

Ambas librerías están enfocadas, sobre todo, en títulos relacionados con las humanidades y ciencias sociales, pero eso dependerá de los intereses y oportunidades que identifique cada uno.

Una librería puede ser un negocio rentable si se siguen los pasos correctos

Una librería puede ser un negocio rentable si se siguen los pasos correctos

Una vez tomada esta decisión, comienza la elaboración de un plan de negocios, y con ello se determinará la factibilidad del proyecto. “Lo que permite el plan de negocios es identificar fortalezas y debilidades.

No todos somos expertos en mercadeo o finanzas, pero al hacer el ejercicio se toma conciencia de la necesidad de buscar apoyo en otras personas con conocimientos especializados para complementar las fallas”, afirma Vidal.

Este plan debe convertirse en la guía de ruta de lo que se hará en adelante y contener toda la información necesaria para el desarrollo del proyecto.

Cada cual puede hacerlo a su manera, pero hay algunos puntos que es conveniente incluir.

3. Proceso formal de creación de la empresa

Con el tercer paso se da inicio a la “incubación” del negocio, fase en la que se materializa lo expuesto en el plan de negocios. En principio es indispensable comenzar por el proceso de creación formal de la empresa, que implica todos aquellos trámites que exigen las normativas legales vigentes en el país.

Para ello son necesarios los servicios de, al menos, un abogado y un contador público.

Desde el registro mercantil hasta la inscripción de la empresa en el INCE, el Centro de Emprendedores ha identificado 16 pasos a seguir, que no necesariamente deben hacerse en el mismo orden en todos los casos, pero que tienen una secuencia lógica que facilita su consecución.

“Este proceso se me facilitó porque soy abogado y pude hacerlo solo, cosa que además me disminuyó los costos”, dice Castellanos, pero este no es el caso más común.

Hay que tomar en cuenta que los costos de todos estos trámites no se recuperarán, pero pueden variar mucho dependiendo de los servicios que se contraten para realizarlos, y cuántos de ellos puede hacer el librero por cuenta propia.

4. El financiamiento

Aunque desde el primer momento hay que tener claro de dónde saldrá el dinero para la librería, este es el momento de sacar cuentas y, con la empresa constituida, buscar fuentes alternativas de financiamiento si el capital inicial no es suficiente.

Este es tal vez uno de los factores que pueden ponerle el freno definitivo a una idea, pero Vidal explica que existen varias opciones.

La menos común es que aparezcan los llamados “inversionistas ángeles”, que son personas que tienen dinero, quieren invertirlo y están dispuestos a apoyar emprendedores.

Por lo general, el emprendedor contrae deudas personales, y consigue su primer financiamiento con ahorros propios, o asociación con familiares y amigos.

Por su parte, la mayoría de los bancos no financian un negocio que no existe, pero después de los primeros meses de funcionamiento se puede acudir a instituciones financieras públicas o privadas que está ampliando su cartera para las pequeñas y medianas empresas

Financiar la creación de una librería es costoso, mas no imposible.

Financiar la creación de una librería es costoso, mas no inalcanzable.

5. Conformación del equipo

Dependiendo de las dimensiones del negocio, a veces se necesitará contratar empleados para la atención al cliente o para el área administrativa.

Este es el momento de buscarlos, y además de escoger a personas clave que servirán como un apoyo permanente en las operaciones.

Es el caso del contador, figura de mucha importancia ya que llevará en orden las cuentas de la empresa. “A cualquiera que se inicie en este negocio, yo le recomendaría que busque a un excelente contador, sobre todo si no maneja el tema administrativo.

Hay que estar siempre al día con los registros, porque el más mínimo descuido puede significar el pago de una multa o un cierre temporal”, advierte Villegas.

6. Preparativos para el inicio de las operaciones

Esta etapa está dedicada al acondicionamiento del local, adquisición de mobiliario y el inicio de la relación con los proveedores y la captación de mercados.

En el caso de la librería Las Musas, una vez firmado el contrato de arrendamiento del local, de inmediato comenzó el trabajo para acondicionarlo: bastaron un par de arreglos eléctricos y luego él mismo se dedico a instalar la estantería que adquirió.

El proceso puede ser más complejo si hay que hacer adaptaciones mayores o remodelaciones al local comercial o si los servicios de la librería incluirán aspectos tan diversos como café o espacios para la lectura.

Otro detalle que no se puede dejar para última hora es la solicitud de puntos de venta, lo cual puede hacerse en el banco seleccionado para abrir la cuenta de la empresa.

7. Consolidación del inventario

Ha llegado el momento de hacer las primeras compras de libros, de acuerdo con el concepto de librería que se haya seleccionado.

Estas adquisiciones pueden hacerse a crédito, por la vía de la consignación o a través de compras en firme, y esa es una decisión que se tomará con base en los acuerdos a los que se llegue con distribuidores y editoriales.

Según Vidal, lo más recomendable es tener inventarios con alta rotación, es decir, adquirir productos que se vendan rápidamente.

Pero en el caso de las librerías se presentan algunas particularidades, ya que por su naturaleza algunos títulos especializados no tienen demasiada demanda, pero el hecho de tenerlos puede ser un gancho para atraer a algunos clientes.

Lo importante, en todo caso, es tener un criterio en el que priven las necesidades que el librero haya identificado en el nicho al que se va a dirigir, pero sin perder de vista los nuevos mercados que se pueden ganar introduciendo de vez en cuando opciones diversas.

Un buen equipo es clave para el funcionamiento de la librería.

Un buen equipo es clave para el funcionamiento de la librería.

8. Organización de la librería

Tanto Castellanos como Villegas coinciden en que la organización de la librería es fundamental para el librero.

Sea cual sea la forma de ordenar las estanterías (por autor, título, temática), es imprescindible que quien esté en contacto con los clientes domine a la perfección la distribución de los libros.

Ambos libreros le dedicaron muchas horas de trabajo a ese diseño del que dependerá la facilidad y rapidez para encontrar un título.

Y como la memoria es falible, es necesario tener un registro de los títulos, que puede hacerse con software especializado para librerías, o bien con métodos más caseros como lo hace Castellanos: “Yo tengo una base de datos siempre en Excel, en la que registro todas las entradas y salidas. En mi caso, por vender libros usados, los códigos de barra no me funcionan”, comenta.

9. El mercadeo

Éste es un punto que debe estar presente a lo largo de todo el proceso, ya que es fundamental para el librero, quien siempre debe estar atento al mercado en el que se desenvuelve.

Cuando se abren al público las puertas de la librería debe comenzar la campaña de mercadeo, que fundamentalmente se hace de boca en boca, a través de volantes, vía correo electrónico.

Justamente esos son los métodos que han usado hasta ahora Castellanos y Villegas, quienes no disponen aún del capital necesario para hacer una inversión publicitaria en otros medios y que además no necesariamente es efectiva para los clientes a los que ellos quieren llegar.

Otra de las aristas de este aspecto está en las promociones y ofertas que el vendedor esté dispuesto a hacer, así como la innovación en servicios al cliente.

10. Consolidación y crecimiento

Este último paso es el inicio de lo que vendrá: a medida que se acumula experiencia en el manejo de la librería, los resultados pueden ir encaminándose cada vez más hacia las metas establecidas inicialmente o incluso superarlas.

Además, pueden hacerse los cambios estratégicos que se consideren necesarios, de acuerdo con el comportamiento de las ventas y los clientes.

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